الكاتب - عفيفة عسيري

*قسم الإستعلامات (مركز معلومات المنشأة) .*

هو مركز يمد إدارة المنشأة والسائلين من الزوار والمراجعين والمرضى بمختلف المعلومات عن المنشأة وقت إنشاءها ومراحل تطورها والأقسام الموجودة بها والأجهزة الطبية المتوفرة بها . 

و أيضا المميزات التي تتميز بها المنشأة عن غيرها بالإضافة لأسماء وتلفونات وجوالات وايميلات مختلف العاملين بالمنشأة من أطباء وتمريض وفنيين وإداريين وغيرهم .

وأيضا عن مواعيد دوام المنشأة وأنواع العمليات التي تُجرى بها والفعاليات الإجتماعية والطبية التي أُجريت بها أو ستُجرى بها .

بالإضافة لذلك يُعطي المراجع معلومة عن مريضه أين منوم، في أي قسم ،وأي دور وأي غرفة.

 *الهيكل التنظيمي لقسم الإستعلامات*

يعمل الموظفين في القسم على ثلاث ورديات على مدار اليوم والليلة ، كل وردية ثمان ساعات، بنظام التسليم والإستلام .

 وكل وردية يكون بها رئيس قسم وموظفين ، 

يُراعى في العدد حجم المنشأة .

*مهام رئيس قسم الإستعلامات*:

ـ الإشراف على القسم .

-عمل جداول مناوباتهم الشهرية.

-متابعة حضور وانصراف الموظفين.

*من مهام رئيس قسم الإستعلامات ونائبه:*

-عمل جداول راحات الموظفين وإجازاتهم الإسبوعية والسنوية.

*ومن مهامه ايضا :*

-يُعطي القسم إحصائية كاملة عن أعداد العاملين في كل الأقسام الإدارية والمالية والطبية والعيادات ،

والخدمات المساعدة (الأشعة والمختبر والتقارير والصيدلية) ،

والخدمات المساندة (صيانة طبية - غير طبية)،

 - الأجهزة الطبية وغير طبية عن أقسام المدني (الميكانيكا – الكهرباء – السباكة والتجارة و العمال – والحركة وغيرها )، بالمنشأة ومعلومات كاملة عنها بالتعاون مع إداراتها.

-أن يتواصل القسم مع كل العاملين بالمنشأة ، ليتم تجهيز معلومات كاملة عنهم، وتحديثها عن أسماء وأرقام جوالاتهم، ووسائل التواصل لمديري الأقسام بالمنشأة ، ودوامهم ووردياتهم وإجازاتهم، أو من ينوب عنهم أو المساعدين لهم وسكرتاريتهم.

ومد كافة العاملين بقسم الإستعلامات بها ليستطيعوا التجاوب مع أي سؤال أو استفسارات عنهم (بالتعاون مع قسم الموارد البشرية من خلال بطاقة خاصة تسمى تعريف بالموظف). 

وعمل جدول يُعلق في لوحة التعريف بالقسم للطوارئ (يُحَدَث مع كل جديد) .

وايضا:

-تجهيز بعض معلومات التواصل الاجتماعية عن القطاعات الحكومية الخدمية الأخرى في نفس المدينة والمنطقة للإستعانة بها والتواصل معها أوقات الاستدعاء أو الأزمات لا سمح الله، كالكوارث، ومنها:

( أمارة مكة – أمانة العاصمة المقدسة – الدفاع المدني - الهلال الأحمر - الشرطة وغيرهم) .

*مهام موظف الإستعلامات* :

الرد على استفسار الزوار عن تواجد المريض في أي قسم وأي غرفة .

من خلال الكشف بأسماء المرضى المحدث مع دخول أي مريض للمستشفى أو خروجه منها ، الكشف يصلهم من قسم الحاسب الألي ،

كي يستطيع موظف الإستعلامات إفادة ذوي المرضى عن مكان وجود مريضهم ، وهل هو موجود في المستشفى أم غادر.

-مد الموظفين بالأرقام الداخلية للعاملين بالمستشفى .

*من مهام موظف الإستعلامات أيضا*:

مساعدة قسم العلاقات العامة في المناسبات والإحتفالات، عندما يكون هناك مناسبة في المستشفى ؛

يقوم أحد موظفي الإستعلامات بتسجيل اسماء الحضور من الإعلاميين ، حتى يتم تكريمهم من قبل إدارة المستشفى ؛ نظير حضورهم وتغطيتهم للحدث في صحفهم أو وسائلهم الإعلامية .